Negotiating Business English (Learning)

tumblr_nsj24qSGlU1relg0zo1_500
By 井洋次郎
最近、アメリカの子会社から日本の本社に転勤になった John は、初めての国内出張が近づいてきたため、出張経費について同僚の Ayako (綾子)に聞いてみることにした。John は、日本では現金を使うことが多いと聞いており、前渡金をもらう方法をぜひとも知りたがっている。以下は John と Ayako の会話である。
Recently, John was transferred to the Japanese headquarters from an American subsidiary. This is his first time in a domestic business trip, and he decided to ask his colleague Ayako for travel expenses. John heard that it is a good idea to often use cash in Japan, so he wants by all means to know how to get a cash advance. The following is a conversation between John and Ayako.

English:

John: Could you tell me how I can get a cash advance?Ayako: Sure. What do you need a cash advance for?John: Business trip to Osaka and then to Fukuoka. I’ve got a corporate credit card all right, but I hear you should have some cash with you when traveling in Japan.

Ayako: Actually, you can use your corporate card for many things, but as you say, having cash might come in handy. Just fill in the application form. Just a sec. Here. This one. Write the purpose of your trip, the destination, the period and the means of transportation, and get your supervisor’s signature of approval. Then bring it to the cashier’s office in the accounting department. You can get a cash advance of up to ¥50,000 for an ordinary trip.

John: Thanks. Do I need to get receipts for everything? Like taxi and subway fares?

Ayako: You should get a receipt for taxi fares over ¥2,000, but you don’t need receipts for miscellaneous expenses such as bus and subway fares.

John: I see. I, of course, need to get a receipt for hotel charges, don’t I?

Ayako: Not really. You get a standard hotel allowance of ¥10,000 per day.

John: That’s good. How can I settle my travel expenses after the trip?

Ayako: Fill in this expense statement form and submit it to the accounting department by the end of the month. You can do it electronically, if you wish. Call up the Travel Expense Settlement System and enter the necessary data.

John: That’ll be easier.

Ayako: Yes. You need to send the receipts to them, though.

John: That’s OK. When will I get reimbursed?

Ayako: You’ll be reimbursed by the fifth business day of the following month. The money will be credited to your bank account.

John: What if I don’t use all the cash advance for my trip?

Ayako: You can return the remaining balance to the cashier in the accounting department. Alternatively, you can carry the balance over to the following month. You have to let the cashier know your preference, though.

John: I see. By the way, do you think this item can be charged as a meeting expense? I went to this restaurant with my client to discuss business last week.

Ayako: No, I don’t think so. You need to charge that as an entertainment expense.

John: Well, thank you, Ayako. You’ve been very helpful.

Ayako: That’s OK. Have a nice trip.

(You can here the Speech here) 

Japanese:

上記の意味は大体次のようなものである。ジョン:前渡金はどうすればもらえるのか教えてくれる?

綾子:いいわ。何に使うの?

ジョン:大阪とそこから福岡への出張なんだ。会社のクレジットカードは持っているけど日本で旅行する時は、ある程度現金を持っているほうがいいと聞いたので。

綾子:実際、会社のカードは色々なことに使えるけど、あなたが言うように現金を持っていると便利かもしれない。じゃあ、この申請書に記入して。ちょっと待って。これよ。出張の目的、行き先、出張期間、交通手段を記入して上司の承認の署名をもらってね。そして経理の出納係に持っていくの。通常の出張なら5万円まで前渡金がもらえる。

ジョン:ありがとう。領収書は何にでも必要なの?タクシーや地下鉄代にも?

綾子:2000円を超えるタクシー代には必要よ。バス代や地下鉄料金などの雑費には要らないわ。

ジョン:分かった。ホテルの宿泊費にはもちろん領収書が必要だよね?

綾子:いや、そうではないの。宿泊費用の規定払いがあって1泊1万円もらえるのよ。

ジョン:それはいいね。出張から帰ってきたらどのようにして精算するの?

綾子:この経費明細書に記入して月末までに経理部に提出して。希望するなら電子精算できるわ。旅費精算システムに入って必要なデータを入力するの。

ジョン:その方が簡単そうだね。

綾子:そう。でも領収書は経理に送らなければならないわ。

ジョン:それは大丈夫だよ。それでいつ経費は払い戻されるの?

綾子:翌月の第5営業日までによ。お金は銀行口座に振り込まれるわ。

ジョン:もし前渡金を使い残したらどうなるの?

綾子:残額を経理の出納係に返せばいいの。あるいは残高を翌月に繰り越すこともできるわ。出納係に、どうするか知らせる必要はあるけどね。

ジョン:なるほど。ところで、この項目を打ち合わせ費として落とせると思う?お客さんと先週このレストランに行って仕事の話をしたんだ。

綾子:いや、それはできないと思う。接待費として計上しないと。

ジョン:ありがとう、綾子。とても助かったよ。

綾子:どういたしまして。出張、楽しんできてね。

* * *

Speech

Vocabulary:

例文中の cash advance は「前渡金」のこと。come in handy は「(思いがけないときに)役に立つ」というニュアンスである。Just a sec. というのは Just a second. を短くした言い方。destination はもちろん「目的地」。means of transportation は「交通手段」、supervisor は「上司」、miscellaneous expense は「雑費」のこと。standard allowance は、この場合「規定による支給額」を意味する。travel expenses は「旅費」、reimburse は「(仮に支払った人に)返済する」という意味である。remaining balance は「残額」、carry over は「繰り越す」という意味である。


*Source via TheJapanNews + image (header)
Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s